Polityka prywatności

Alimentation Couche-Tard to kanadyjska grupa będąca światowym liderem w sektorze sklepów typu convenience. Couche-Tard działa w Europie za pośrednictwem swojej marki Circle K i jest liderem w sektorze sklepów typu convenience oraz sprzedaży detalicznej paliw dla transportu drogowego w krajach skandynawskich, Irlandii oraz w państwach bałtyckich, a ponadto zajmuje ważne miejsce na rynku polskim.

Wszystkie główne decyzje dotyczące prywatności, ochrony danych osobowych i innych procedur dotyczących bezpiecznego przetwarzania danych na poziomie korporacyjnym podejmowane są przez najwyższą kadrę zarządzającą we współpracy z inspektorem ochrony danych (IOD) oraz innym odpowiednim personelem. Celem uzyskania dodatkowych informacji należy wejść na stronę Kontakt.

Administratorem danych dla każdej spółki należącej do grupy Circle K jest co do lokalna jednostka biznesowa – dla Polski jest to Circle K Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Puławskiej 86 02-603 Warszawa, KRS:0000012413 (dalej zwana: Circle K) która gromadzi dane osobowe oraz decyduje o celu i środkach przetwarzania. Nie wyklucza to możliwości, iż w odniesieniu do poszczególnych oferowanych produktów administratorem danych może być inna spółka z grupy Circle K.

Niniejsze oświadczenie dotyczące prywatności opisuje czynności przetwarzania danych podejmowane przez Circle K w sytuacji, gdy Circle K pełni funkcję administratora danych, który gromadzi dane osobowe klientów, dostawców lub pracowników i podejmuje decyzje o celu i środkach ich przetwarzania. Niniejsze oświadczenie dotyczące prywatności opisuje także, w jaki sposób Circle K działa w charakterze podmiotu przetwarzającego, tj. w jaki sposób Circle K angażuje się w przetwarzanie danych w imieniu swoich klientów korporacyjnych lub partnerów w oparciu o przekazane przez nich instrukcje.

Niniejsze oświadczenie dotyczące prywatności odnosi się do wszystkich procesów w Circle K, w tym stron internetowych, aplikacji i innych produktów lub domen w ramach produktów i usług oznaczonych marką Circle K. W przypadku gdy na stronie internetowej, w aplikacji lub na innym produkcie Circle K znajduje się inne oświadczenie na temat prywatności, wtedy obowiązuje takie konkretne oświadczenie.

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osoby fizycznej. Różne pojedyncze informacje, które w połączeniu mogą umożliwić identyfikację danej osoby, również stanowią dane osobowe. Jeżeli Circle K określa cel, który pragniemy osiągnąć i który obejmuje przetwarzanie danych osobowych, wtedy działamy w charakterze administratora danych.

Przetwarzanie danych osobowych przez Circle K jest niezbędne w celu przygotowywania lub realizacji umów, które zarwaliśmy, dostarczania klientom usług i produktów, a także oferowania im zniżek i spersonalizowanych ofert. Obejmuje to (między innymi) świadczenie usług w ramach różnych inicjatyw.

Circle K gromadzi i przetwarza dane osobowe klientów, pracowników i sprzedawców w ramach prowadzenia działalności oraz w związku z realizacją naszego strategicznego celu – stać się najczęściej wybieranym sklepem typu convenience i sprzedawcą paliw na świecie. Poniżej przedstawiamy listę osób, których dane dotyczą, których dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy:

Dotychczasowi i potencjalni klienci

W celu świadczenia usług, zarządzania relacjami z klientami oraz realizacji obietnic złożonych dotychczasowym lub potencjalnym klientom, Circle K potrzebuje informacji na temat Twojej tożsamości, pozycji jako użytkownika naszych usług i produktów, a także informacji, w jaki sposób się z Tobą skontaktować lub jaka jest Twoja rola jako osoby do kontaktu. Główne powody przetwarzania tych informacji to:

• Przygotowywanie oraz realizacja umów zawartych z klientami oraz dostarczanie klientom ofert i informacji na ich prośbę
• Realizacja usług zapisanych w umowie pomiędzy Circle K a zaangażowaną stroną
• Zapewnianie wsparcia osobom korzystającym z naszych produktów i usług
• Ciągłe ulepszanie usług dzięki informacjom zwrotnym od klientów
• Zapobieganie niewłaściwemu wykorzystywaniu naszych produktów i usług, w tym celu wykorzystywany jest zapis z monitoringu CCTV
• Zapewnianie odpowiednich standardów w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska
• Fakturowanie, przetwarzanie zakupów, dokonywanie płatności oraz realizacja innych zadań finansowych
• Przekazywanie klientom ofert produktów i usług, na przykład w oparciu o Circle K EXTRA Club, prywatne karty płatnicze, karty B2B, Circle K ID i inne
• Obsługa zapytań kredytowych dla użytkowników, którzy złożyli wnioski o karty Circle K wymagające oceny kredytowej
• Administrowanie i zarządzanie zamówieniami zbiorczymi
• Zapewnianie możliwości uczestnictwa w różnorodnych działaniach marketingowych organizowanych przez Circle K
• Tworzenie profili użytkowników w określonych przypadkach w celu promowania produktów i usług, które są lepiej dopasowane do konkretnych klientów

W celu rozszerzenia naszego zasięgu na rynku będziemy realizować swoje uzasadnione interesy oraz przetwarzać dane potencjalnych klientów na potrzeby prowadzenia marketingu bezpośredniego. Aby dostarczać potencjalnym klientom interesujące ich treści, Circle K będzie przetwarzać dane osobowe potencjalnych klientów zebrane podczas negocjacji dotyczących sprzedaży, a także dane osób, które wyraziły zainteresowanie otrzymywaniem ofert od Circle K.

Podstawę prawną dla działań wymienionych powyżej stanowią:

• niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO);
• wypełnienie obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, przede wszystkim z przepisów podatkowych oraz księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• prawnie uzasadnione interesy administratora polegające na dbaniu o jakość świadczonych usług, zapewnieniu bieżącego kontaktu związanego z wykonaniem umowy,  celach analitycznych i statystycznych, celach marketingowych, ochronie przed roszczeniami lub dochodzeniu roszczeń  oraz wewnętrznych celach Circle K oraz Grupy Kapitałowej Circle K (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

Zapewniamy, że wszelkie wiadomości elektroniczne wysyłane w ramach marketingu bezpośredniego będą zawierały możliwość rezygnacji z otrzymywania dalszych komunikatów marketingowych. Dokonanie rezygnacji jest również możliwe poprzez kontakt z naszym działem obsługi klienta:

Biuro Obsługi Klienta

telefon: 22 255 22 55

pn-nd: 9:00-17:00

Dotychczasowi pracownicy i współpracownicy

Jeżeli jesteś pracownikiem Circle K, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu realizacji zawartej pomiędzy nami umowy oraz w celu przestrzegania  przez nas przepisów ustawowych prawa pracy.. W tym zakresie podstawą prawną do przetwarzania Twoich danych osobowych jest niezbędność do wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Jeżeli jesteś współpracownikiem Circle K, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu oraz w zakresie w jakim są one niezbędne do realizacji zawartej pomiędzy nami umowy. W tym zakresie podstawą prawną do przetwarzania Twoich danych osobowych jest niezbędność do wykonania umowy, której jesteś stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Niezależnie od formy prawnej Twojego zatrudnienia, będziemy przetwarzać Twoje dane w celu wypełnienia ciążących na nas obowiązków publicznoprawnych (m.in. w zakresie przepisów podatkowych czy księgowych). Podstawą prawną dla takiego przetwarzania Twoich danych osobowych jest niezbędność do wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W pozostałych przypadkach, będziemy przetwarzać twoje dane również w celu analizy i oceny efektywności wykonywanych zadań czy też organizacji szkoleń lub zarządzania tzw. benefitami. W tym zakresie podstawą prawną do przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Circle K (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Ponadto zobowiązujemy się zapewniać odpowiednie okresy przechowywania przetwarzanych danych.

Więcej informacji na temat okresów przechowywania różnych kategorii danych można uzyskać od partnera biznesowego ds. HR w odpowiedniej jednostce biznesowej Circle K.

Potencjalni pracownicy i współpracownicy

Jeżeli szukasz pracy w Circle K, będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu określenia, do jakiego stopnia Twoje umiejętności odpowiadają stanowisku, na które aplikujesz. W ramach procesów rekrutacyjnych Circle K oczekuje przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Dane osobowe są przetwarzane:

• w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Circle K (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
• w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit b RODO);
• w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez Circle K, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata lub kandydatki oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy;
• w celu ustalenia lub dochodzenia przez Circle K ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Circle K (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Sprzedawcy i partnerzy

W związku z zawieraniem umów handlowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Circle K pozyskuje dane osobowe identyfikujące kontrahentów (sprzedawców i partnerów) będących osobami fizycznymi, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Dane osobowe każdorazowo pozyskiwane są w zakresie niezbędnym do realizacji umowy łączącej strony, a podstawą prawną do ich przetwarzania jest niezbędność do wykonania tej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W związku z powyższym, Circle K pozyskuje od kontrahentów (sprzedawców i partnerów) dodatkowo dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, składających zamówienia, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.

Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy.

W takim wypadku przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w celu realizacji umowy z klientem, w okresie obowiązywania takiej umowy i z zachowaniem stosownego ustawowego okresu przechowywania takich danych po wygaśnięciu umowy.

Korespondencja e-mailowa i tradycyjna

W przypadku kierowania do Circle K za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy, inną zawartą z nim umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Circle K, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.

Circle K przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktowania się z Circle K drogą telefoniczną, w tym w ramach Działu Obsługi Klienta, Circle K może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Circle K (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku na początku rozmowy przekazywana jest osobie fizycznej stosowna informacja. Rozmowy są rejestrowane w celu monitorowania jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy konsultantów, a także w celach statystycznych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla pracowników Circle K oraz osób obsługujących infolinię Circle K.

Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane:

• w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem infolinii – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do świadczenia usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w celu monitorowania jakości obsługi i weryfikacji pracy konsultantów obsługujących infolinię, jak również w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Circle K (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na dbaniu o jak najwyższą jakość obsługi na rzecz klientów i interesantów, a także najwyższą jakość pracy konsultantów oraz prowadzenie analiz statystycznych dotyczących komunikacji telefonicznej.

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością Circle K zbiera Dane osobowe także w innych przypadkach – np. w drodze pozyskiwania informacji o potencjalnych klientach z różnych źródeł lub poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów biznesowych (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy też poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Circle K (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę

Korzystanie ze strony internetowych

Dane osobowe wszystkich osób korzystających z serwisów internetowych prowadzonych przez Circle K (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii), przetwarzane są przez Circle K:

• w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
• w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;
• w celach marketingowych Administratora oraz innych podmiotów, w szczególności związanych z prezentowaniem reklamy behawioralnej – zasady przetwarzania Danych osobowych w celach marketingowych zostały opisane w sekcji MARKETING.

Aktywność Użytkownika w serwisie, w tym jego Dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Circle K przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Circle K (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Circle K zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych. Skorzystanie z formularza wymaga podania Danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Podanie danych jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości obsługi.

Dane osobowe są przetwarzane w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Marketing

Circle K przetwarza Dane osobowe osób odwiedzających stronę internetową w celu realizowania działań marketingowych, które mogą polegać na:

• wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych, które nie są dostosowane do jego preferencji (reklama kontekstowa);
• wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom (reklama behawioralna).

W celu realizowania działań marketingowych Circle K w niektórych przypadkach wykorzystuje profilowanie. Oznacza to, że dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych Circle K, tworzy profil Użytkownika i na bazie zgromadzonych informacji dokonuje oceny wybranych czynników dotyczących Użytkowników (np. adres e-mail, rodzaj urządzenia, stosowana technologia)  w celu analizy ich zachowania jako kupujących lub stworzenia prognozy zakupowej na przyszłość. Pozwala to na lepsze dopasowanie wyświetlanych treści do indywidualnych preferencji i zainteresowań użytkownika strony.

Circle K oraz jej zaufani partnerzy przetwarzają Dane osobowe użytkowników stron, w tym Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem plików cookies oraz innych podobnych technologii, dla celów marketingowych w związku z kierowaniem do tych użytkowników reklamy behawioralnej (tj. reklamy, która jest dopasowana do preferencji użytkownika). Szczegółowe informacje dot. stosowanych technologii zostały zawarte w Polityce Cookies.

Circle K może w niektórych przypadkach realizować także marketing bezpośredni za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Względem tego rodzaju marketingu Użytkownikowi przysługuje prawo sprzeciwu

Circle K or przetwarza Dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, YouTube). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Circle K i promowania różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych przez Circle K w tym celu jest jego prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki.

Osoby odwiedzające biuro lub stacje paliw

Aby spełnić normy w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska oraz realizować nasze uzasadnione interesy, a także chronić tajemnice przedsiębiorstwa oraz pracowników, klientów i inne osoby, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w wyniku instalacji monitoringu wizyjnego CCTV w centrali biura, na terenie stacji paliw oraz w sklepach typu convenience. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Circle K (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia znajdujących się na terenie zarządzanym przez Circle K oraz ochrony jego praw. Osoby fizyczne zostaną powiadomione o takich działaniach, jeśli będą one prowadzone. Nagrania z monitoringu CCTV będą przechowywane w okresie przechowywania czyli w ciągu 30 dni (nagrania z biura) lub maksymalnie 60 dni (nagrania ze stacji benzynowych). Obszar objęty przez Circle K monitoringiem jest oznakowany za pomocą odpowiednich znaków graficznych.

Dodatkowo, w celu ochrony naszych obiektów, pracowników i informacji poufnych, monitorujemy dostęp do obiektów biura. Będziemy przetwarzać dane osób odwiedzających centralę biura poprzez wpisywanie ich do rejestru odwiedzin. Osoby odwiedzające zostaną powiadomione o takich działaniach, jeśli będą one prowadzone. Zobowiązujemy się również do zapewnienia odpowiedniego okresu przechowywania zgromadzonych w powyższych celach danych osobowych.

Zasadniczo Circle K gromadzi Twoje dane osobowe bezpośrednio od Ciebie, co oznacza, że przekazałeś/-aś nam te dane dobrowolnie w celu otrzymania określonych produktów lub usług lub zawarcia z nami umowy. Czasem możemy gromadzić informacje na Twój temat od osób, które są z Tobą bezpośrednio powiązane np. Twój kierownik może przekazać nam Twoje służbowe dane kontaktowe, jeżeli jesteś osobą do kontaktu. Ponadto Twój wizerunek może być zarejestrowany w naszych systemach monitoringu CCTV.

Korzystamy z plików cookie i innych technologii śledzenia na stronach internetowych marki Circke K w celu świadczenia podstawowych usług on-line. Gromadzimy informacje, jakie użytkownik aktywnie wysyła nam za pośrednictwem naszych stron internetowych, aplikacji i usług, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu. Gromadzimy również dane na temat interakcji pomiędzy użytkownikami a naszymi stronami internetowymi i aplikacjami, a także informacje z Twojego komputera lub urządzenia, w tym adres IP, rodzaj wykorzystywanej przeglądarki i ustawienia języka. Te dane gromadzone są za pośrednictwem między innymi takich usług jak Google Analytics Solutions.

W innych przypadkach możemy też gromadzić informacje na Twój temat z innych źródeł. Mogą to być różne źródła, ale najczęściej należą do nich partnerzy marketingowi Circle K, źródła publiczne lub informacje publiczne z sieci społecznościowych od osób trzecich. Circle K może łączyć ze sobą dane pozyskane z różnych źródeł. Wyłącznym celem takich działań jest zapewnienie dokładności danych oraz zapewnienie, że dane te są zgodne z rzeczywistością. Dzięki temu możemy oferować Ci lepiej dostosowane produkty i wypracować bardziej spersonalizowane podejście.

Przekazywanie danych wewnątrz grupy

Przekazywanie danych wewnątrz grupy oznacza, ze Twoje dane osobowe są przekazywane pomiędzy podmiotami prawnymi działającymi pod marką Circle K. Circle K to marka złożona z wielu różnych podmiotów zależnych zlokalizowanych w całej Europie, w związku z tym istnieje prawdopodobieństwo, że klient będzie prowadził działania biznesowe z kilkoma podmiotami prawnymi Circle K.

Circle K koncentruje się na dawaniu klientom wyłącznie tego, co najlepsze, i spełnianiu obietnic wobec osób korzystających z naszych produktów i usług. W związku z tym ważne jest zachowanie poprawności profilu klienta. Aby dostarczać najlepsze usługi, będziemy przekazywać dane osobowe naszych klientów podmiotom zależnym Circle K w Europie oraz na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Nie przekazujemy danych osobowych do podmiotów zależnych Circle K poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jednakże, sytuacja taka może się zdarzyć. Jeśli będziemy musieli przenieść Twoje dane osobowe do innych podmiotów Circle K poza UE / EOG, dopilnujemy, aby istniały odpowiednie zabezpieczenia i zapewnimy, że odpowiedni poziom ochrony danych jest stosowany w celu ochrony danych.

Przekazywanie danych podmiotom zewnętrznym

Circle K może korzystać z usług zewnętrznych dostawców w celu administrowania określonymi działaniami w naszym imieniu. Należy do nich na przykład realizacja zakupów, przetwarzanie płatności przy użyciu kart kredytowych, sprawdzanie zdolności płatniczej, wysyłanie wiadomości e-mail i przesyłek pocztowych, dostarczanie reklam, śledzenie efektywności naszych kampanii marketingowych oraz analizowanie korzystania z naszych stron internetowych. W celu realizacji takich usług możemy być zmuszeni przekazać Twoje dane osobowe odpowiednim partnerom biznesowym, ale wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji usług, jakie dany partner świadczy w naszym imieniu oraz z zapewnieniem, że partnerzy przestrzegają zasad ochrony danych.

Circle K może przekazywać Twoje dane osobowe podmiotom zewnętrznym w następujących przypadkach:

Dostawcy, sprzedawcy i partnerzy biznesowi

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe partnerom biznesowym lub dostawcom w uzasadnionych przypadkach związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem, kiedy pozwalają na to przepisy ustawowe lub kiedy wyraziłeś/-aś zgodę na taką wymianę danych. Na przykład część przestrzeni dyskowej Circle K może być wynajęta od jednego z naszych certyfikowanych dostawców, a w efekcie, pod względem technicznym, część danych osobowych może zostać przekazana dostawcom zewnętrznym. Innym przykładem może być zakup usługi lub produktu, jakie Circle K dostarcza za pośrednictwem partnera. W takich sytuacjach Circle K oraz odpowiedni partner biznesowy mogą udostępniać sobie nawzajem Twoje dane osobowe w celu realizacji usługi lub dostawy produktu.

Organy publiczne

Organy publiczne, takie jak urzędy skarbowe, policja, sądy i inne organy państwowe, mogą prosić Circle K o dostarczenie danych zgromadzonych na Twój temat. Circle K będzie realizować takie wnioski od organów publicznych i instytucji rządowych wyłącznie wtedy, gdy istnieją odpowiednie podstawy prawne do realizacji danego wniosku.

Społeczności użytkowników

Jeżeli angażujesz się w komentowanie lub wyrażanie opinii w społecznościach użytkowników Circle K lub w mediach społecznościowych, gdzie takie informacje mogą zostać odczytane i wykorzystane przez każdą osobę, która ma dostęp do danej społeczności, w celach będących poza kontrolą Circle K, Circle K nie ponosi odpowiedzialności za treści, jakie umieszczasz w takich społecznościach.

Narzędzia do automatycznego przetwarzania danych i profilowania

Strony internetowe marki Circle K korzystają z narzędzi automatycznego gromadzenia danych, a Circle K korzysta z cyfrowych technologii śledzenia, aby gromadzić informacje na temat Twoich działań i interakcji na naszych stronach internetowych.

Pliki cookie

Cookie to niewielki plik tekstowy, jaki odwiedzana strona instaluje na Twoim urządzeniu. Dzięki temu zapamiętywane są informacje dotyczące Twoich odwiedzin, na przykład preferowany język i inne ustawienia. W efekcie Twoja kolejna wizyta na stronie może okazać się łatwiejsza, a sama strona – bardziej użyteczna. Pliki cookie odgrywają ważną rolę ¬– bez nich korzystanie z Internetu byłoby znacznie bardziej frustrujące. Ze względu na kluczową rolę plików cookie w ulepszaniu/umożliwianiu korzystania ze strony lub realizacji procesów, wyłączenie plików cookie może uniemożliwić korzystanie z niektórych stron internetowych lub niektórych funkcjonalności.

Korzystając ze stron internetowych bez zmiany ustawień swojej przeglądarki, wyrażasz zgodę na przechowywanie i uzyskiwanie dostępu do plików cookie. Wykorzystujemy pliki cookie na naszych stronach internetowych do identyfikacji użytkowników. Pomaga nam to rejestrować liczbę gości oraz pozyskiwać dane statystyczne i informacje na temat tego, ilu użytkowników korzysta z naszych stron internetowych i w jaki sposób. Korzystamy ze statystyk, aby jak najbardziej uprościć i rozjaśnić stronę oraz sprawić, by była możliwie jak najbardziej przyjazna użytkownikom.

W przypadku aplikacji korzystamy z Identifier for Advertising (IDFA) w systemie iOS oraz Google Advertising ID (AAID) w systemie Android. Wszystkie gromadzone dane są anonimowe. Oznacza to, że nie możemy powiązać danych z indywidualnym użytkownikiem lub użytkownikiem uwierzytelnionym za pośrednictwem naszych uwierzytelnionych serwisów on-line.

Usługi Google Analytics i reCaptcha

Strony internetowe i aplikacje marki Circle K korzystają z Google Analytics w celu gromadzenia danych na temat tego, w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszych stron i aplikacji. Dane te gromadzone są głównie za pośrednictwem usług dostarczanych przez Google Analytics i zastosowanie mają ich warunki.

W celu ochrony przed nieodpowiednim korzystaniem możemy używać Google Invisible reCAPTCHA, które pobiera informacje na temat sprzętu komputerowego i oprogramowania, na przykład dane urządzenia i aplikacji oraz wyniki kontroli integralności, a także unikalne identyfikatory on-line, na przykład adres IP, i wysyła te dane do Google w celu przeprowadzenia analizy.

Korzystając z tego serwisu, wyrażasz zgodę na przekazywanie danych osobowych Google Analytics w celu kontroli integralności oraz w celu wdrożenia środków niezbędnych do bezpiecznego korzystania ze strony internetowej.

Pliki cookie sieci społecznościowych firm zewnętrznych

Sieci społecznościowe firm zewnętrznych dostarczające interaktywne wtyczki w celu udostępnienia funkcji sieci społecznościowych – na przykład połączenia z portalem Facebook – na stronach internetowych lub w aplikacjach marki Circle K mogą korzystać z plików cookie, aby zbierać informacje na temat tego, w jaki sposób korzystasz z naszych stron internetowych i aplikacji. To, w jaki sposób osoba trzecia korzysta z tak zgromadzonych danych, zależy od polityki prywatności sieci społecznościowej, która jest dostępna na stronach internetowych odpowiednich podmiotów. Circle K zachęca do zapoznania się również z politykami prywatności firm zewnętrznych.

Zaangażowane osoby trzecie mogą stosować różne metody śledzenia, w tym pliki cookie, aby osiągać własne cele biznesowe poprzez zestawianie i łączenie informacji na temat tego, w jaki sposób korzystasz z naszych stron lub aplikacji, z innymi danymi osobowymi, jakie te osoby trzecie zgromadziły na Twój temat. Ponadto możemy pozyskiwać i wykorzystywać informacje analityczne i statystyczne z sieci społecznościowych firm zewnętrznych w celu oceny działania i skuteczności treści, jakie umieszczamy w mediach społecznościowych, na przykład poprzez pomiar liczby odsłon i kliknięć treści promowanych przez Circle K.

Serwisy firm zewnętrznych  i kanały mediów społecznościowych, w których jesteśmy obecni, podlegają politykom prywatności poszczególnych serwisów.

Circle K może przetwarzać następujące dane osobowe na Twój temat:

• Informacje ogólne i dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i adres
• Dane demograficzne, takie jak data urodzenia lub płeć
• Numer PESEL, NIP, REGON
• Informacje zwrotne na temat naszych usług i produktów
• Różne wnioski, jakie składasz do biura obsługi klienta
• Zdjęcia lub filmy, na których jesteś widoczny/-a, nagrane w centrali biura wsparcia lub na terenie stacji usług lub w sklepie typu convenience.
• Treści, jakie umieszczasz na naszych stronach internetowych, w aplikacjach, oraz na stronach w mediach społecznościowych, na przykład zdjęcia lub filmy
• Aplikacje związane z usługami świadczonymi przez nas na podstawie umowyInformacje finansowe, takie jak informacje na temat Twojego rachunku bankowego, karty kredytowej lub ratingu kredytowego
• Śledzenie informacji aktywnie wysyłanych nam za pośrednictwem naszych stron internetowych, aplikacji i podstawowych usług on-line. Obejmuje to informacje takie jak adres IP, informacje na temat używanej przeglądarki internetowej czy ustawienia języka
• Unikalne informacje na temat użytkownika, takie jak login, hasło, pytania bezpieczeństwa
• Reakcja na wiadomości e-mail, co oznacza, że analizujemy, czy otwierasz wiadomości e-mail, jakie otrzymujesz od Circle K
• Zachowania związane z zakupami w oparciu o zakupy na naszych stacjach z wykorzystaniem karty Circle K
• Informacje na temat poprzedniego zatrudnienia i wykształcenia, takie jak tytuł, stanowisko, obowiązki, historia i zainteresowania w kontekście zawodowym
• Informacje, jakie upubliczniłeś/-aś i dobrowolnie przekazałeś/-aś w mediach społecznościowych firm zewnętrznych.

Jako administrator Circle K nie przetwarza wrażliwych danych osobowych w celu dostarczania towarów i usług, ale w niektórych przypadkach jesteśmy zobowiązani przetwarzać takie dane, aby wypełnić swoje prawne i etyczne obowiązki. Wrażliwe dane osobowe mogą być gromadzone przede wszystkim w następujących przypadkach:

• Jeżeli jesteś pracownikiem i przebywasz na zwolnieniu lekarskim, możemy przetwarzać pewne wrażliwe informacje dotyczące Twojego stanu zdrowia zgodnie z przepisami prawa pracy. Będziemy prowadzić takie działania zgodnie z prawem kraju, w którym znajduje się odpowiedni podmiot zależny zatrudniający daną osobę
• Jeżeli jesteś osobą fizyczną i uległeś/-aś wypadkowi na terenie naszych obiektów, możemy być zobowiązani do przetwarzania danych na temat Twojego stanu zdrowia, aby spełnić normy dotyczące bezpieczeństwa, zdrowia i ochrony środowiska, a także zarejestrować dane zdarzenie, aby uniknąć tego rodzaju sytuacji w przyszłości
• Jeżeli jesteś klientem i uważasz, że masz problemy zdrowotne w wyniku zatrucia pokarmowego lub innych zagrożeń spowodowanych naszymi produktami, będziemy zobowiązani do przetwarzania wrażliwych danych osobowych.

Dane osobowe w Circle K są przetwarzane w bezpieczny i chroniony sposób. W Circle K dokładamy wszelkich starań, aby upewnić się, że wszelkie systemy informatyczne budowane, integrowane, nabywane czy ogólnie używane w Circle K są zgodne z zasadą poszanowania prywatności od samego początku w celu maksymalizacji bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych. Stosownie do okoliczności wykorzystujemy szyfrowanie i pseudonimizację. Ograniczamy dostęp do danych osobowych wyłącznie do tych osób, które potrzebują do nich dostępu. Dla pracowników zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych w Circle K dostępne są wytyczne, polityki i szkolenia.

W przypadku gdy do przetwarzania danych angażujemy podmiot przetwarzający, bardzo dokładnie oceniamy partnerów biznesowych, którym przekazujemy Twoje dane, aby upewnić się, że przestrzegają oni obowiązujących przepisów w zakresie ochrony danych. Ponadto, aby wdrożyć normy przetwarzania danych, Circle K prosi partnerów biznesowych – którzy działają w charakterze podmiotów przetwarzających, podczas gdy Circle K działa w charakterze administratora – o podpisanie umów powierzenia przetwarzania danych z Circle K. W ten sposób podmiot przetwarzający podpisuje wiążącą umowę i zobowiązuje się zapewnić bezpieczeństwo i ochronę praktyk informacyjnych.

Dane osobowe nie są przetwarzane dłużej niż jest to konieczne. Standardowy okres przechowywania danych w Circle K wynosi 6 miesięcy, ale może różnić się w zależności od umów, uzasadnionych interesów Circle K lub wymogów ustawowych ustanawiających inny okres (np. obowiązki dotyczące archiwizacji, przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i inne). Celem uzyskania dodatkowych informacji należy wejść na stronę Kontakt. Circle K przestrzega zasady minimalizacji danych i dokłada starań, aby w przypadku dostarczania produktów i świadczenia usług pobierać minimalną ilość danych osobowych niezbędnych w celu realizacji usługi lub dostawy produktu.

Circle K może zlecać usługodawcom będącym osobami trzecimi działanie w charakterze podmiotów przetwarzających dane osobowe w następujących celach: wysyłanie faktur i materiałów marketingowych, drukowanie i wysyłanie kart płatniczych, przechowywanie danych, obsługa relacji z klientami, dostarczanie rozwiązań CCTV, weryfikacja zdolności kredytowej oraz windykacja należności, zarządzanie danymi pracowników oraz w innych celach.

Masz prawo zgłosić żądanie dostępu do Twoich danych osobowych, jakie przechowujemy, ale przed wydaniem takich informacji musimy upewnić się, kim jesteś. Masz prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, wycofania zgody, żądania usunięcia lub poprawienia swoich danych osobowych lub przenoszenia danych.

Jeżeli chcesz zażądać dostępu do danych, ich usunięcia lub poprawienia lub złożyć sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych lub skorzystać z prawa do przenoszenia danych skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta.

Jeżeli przeglądasz sieć i wolisz, żeby wizyta na naszej stronie internetowej nie wiązała się z przetwarzaniem danych osobowych przez pliki cookies, zalecamy włączenie trybu prywatnego w przeglądarce internetowej lub zmianę ustawień dot. plików cookies. Jeżeli korzystasz z naszej aplikacji, możesz usunąć ją ze smartfona (ponieważ korzystając z aplikacji przestrzegasz naszej polityki prywatności).

Ponadto przysługuje Ci prawo do złożenia skargi do organów ds. ochrony danych w sprawie przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych.

W sprawach dotyczących prawa dostępu do danych osobowych, możesz skorzystaj z Circle K ID lub wysłać wiadomość e-mail na adres: privacy_poland@circlekeurope.com.

Jeśli masz inne pytania związane z przetwarzaniem danych przez Circle K Polska Sp. z o.o. możesz skontaktować się z naszym lokalnym biurem ds. ochrony danych osobowych, wysyłając wiadomość e-mail na adres: privacy_poland@circlekeurope.com lub wysyłając pismo na adres: Circle K Polska Sp. z o.o. ul. Puławska 86, 02-603 Warszawa.

W przypadku jakichkolwiek pytań możesz także skontaktować się z Circle K za pośrednictwem Biura Obsługi Klienta: Biuro Obsługi Klienta telefon: 22 255 22 55 pn-nd: 9:00-17:00 bokextra@circlekeurope.com bok@circlekeurope.com

Możesz skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych, wysyłając wiadomość na adres e-mail privacy@circlekeurope.com lub wysyłając pismo na adres:

Data Protection Officer Circle K AS Pb 1176 Sentrum 0107 Oslo, Norwegia

Niniejsze oświadczenie może być okresowo uaktualniane. Osoby odwiedzające nasze strony internetowe mogą w każdej chwili uzyskać dostęp do aktualnej polityki znajdującej się na stronie. Użytkownicy aplikacji mogą w każdej chwili uzyskać dostęp do aktualnej polityki za pośrednictwem odpowiedniego sklepu z aplikacjami.

Niniejsze oświadczenie dotyczące prywatności wchodzi w życie od dnia 28 lutego 2022 r.